Studenten zittend in klaslokaal

Privacyverklaring Aeres Hogeschool

Aeres Hogeschool hecht groot belang aan de privacy van persoonsgegevens en zorgt voor een rechtmatige en zorgvuldige verwerking ervan. We voldoen aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. 
Dit houdt in dat we:

  • Duidelijk uitleggen waarom we persoonsgegevens verzamelen, zoals beschreven in deze privacyverklaring;
  • Je expliciete toestemming vragen voor het verwerken van je gegevens wanneer dat nodig is;
  • Passende beveiligingsmaatregelen nemen om je gegevens te beschermen en eisen dat hetzelfde gebeurt door derden die namens ons gegevens verwerken;
  • Je rechten op inzage, aanpassing en verwijdering van je gegevens respecteren.

Stichting Aeres Groep, gevestigd aan Bovenbuurtweg 27, 6717 XA Ede, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
In deze privacyverklaring vind je informatie over hoe we omgaan met jouw persoonsgegevens, hoe je ze kunt wijzigen en waar je vragen kunt stellen. We adviseren je om deze verklaring goed te lezen.

Beveiligingsmaatregelen

Wij beschermen gegevens door relevante fysieke, technische en organisatorische maatregelen te treffen, waardoor misbruik, verlies, ongeoorloofde toegang, ongewenste openbaarmaking en niet-toegestane wijzigingen worden voorkomen. Het gebruik van veilige systemen is cruciaal voor het waarborgen van de veiligheid van alle persoonsgegevens. Wanneer we samenwerken met derde partijen voor gegevensverwerking, controleren we of zij een adequaat beveiligingsniveau bieden.

Daarnaast hebben we beleidsregels, procedures en trainingen gericht op gegevensbescherming, vertrouwelijkheid en beveiliging. We evalueren regelmatig de beveiligingsmaatregelen die we hanteren, en werken samen met andere onderwijsinstellingen om deze standaarden af te stemmen. Meer informatie hierover is te vinden via Scipr.

Als je vermoedt dat je gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er sprake is van misbruik, neem dan contact op met onze functionaris gegevensbescherming via fg@aeres.nl.

Van wie leggen we gegevens vast?

Als onderwijsinstelling hebben we voor onze dienstverlening en aangrenzende activiteiten met verschillende relaties te maken.
  • Aspirant-studenten en -cursisten

    Bij Aeres Hogeschool hechten we veel waarde aan de zorgvuldige omgang met je gegevens. Als je overweegt bij ons te studeren, verzamelen we enkel gegevens om je aanmelding efficiënt te verwerken en je te informeren over zaken als open dagen en interessante cursussen. Deze informatie gebruiken we ook om onze opleidingen te verbeteren, zodat jouw studietijd bij ons optimaal aansluit op jouw leerbehoeften. Uiteraard blijven je gegevens veilig en worden ze uitsluitend gebruikt voor de doeleinden waarvoor je ze hebt verstrekt.

    Doeleinden omvatten onder meer:

    • Werving en selectie
    • Persoonlijke begeleiding
    • Informeren over relevante opleidingen/trainingen/cursussen

    Hoe lang bewaren we deze gegevens?

    We bewaren je gegevens conform wet- en regelgeving.

  • Voor studenten en cursisten

    Om goed onderwijs te bieden, moeten we persoonsgegevens verwerken van studenten en cursisten. Dit doen we voornamelijk op basis van de wettelijke grondslag van de onderwijsovereenkomst die studenten met de hogeschool aangaan, en soms op basis van gerechtvaardigd belang.

    Doeleinden zijn onder andere:

    • Verzorgen van onderwijs
    • Werving en selectie
    • Persoonlijke begeleiding
    • Onderzoek
    • Studentadministratie
    • Promotiedoeleinden
    • Studievoorlichting
    • Informeren over relevante opleidingen/trainingen/cursussen

    Lees meer over hoe we omgaan met privacy van studenten.

    Hoe lang bewaren we deze gegevens?

    We bewaren je gegevens conform wet- en regelgeving.

  • Voor Alumni

    Alumni dragen met hun kennis, ervaring en betrokkenheid bij aan de onderwijskwaliteit en kunnen aspirant-studenten positief beïnvloeden. Daarom onderhoudt Aeres Hogeschool een actief alumninetwerk en organiseert regelmatig evenementen voor alumni. Daarnaast informeren we alumni over toekomstige ontwikkelmogelijkheden die Aeres biedt.

    Doeleinden zijn onder andere:

    • Alumnirelatiebeheer
    • Studievoorlichting
    • Promotiedoeleinden
    • Informeren over professionele doorontwikkelingsmogelijkheden tijdens professionele carrière

    Hoe lang bewaren we deze gegevens?

    We bewaren je gegevens conform wet- en regelgeving.

  • Voor medewerkers

    In het kader van arbeidsovereenkomsten en soms vanwege wettelijke verplichtingen verwerken we persoonsgegevens van medewerkers, sollicitanten en zelfstandigen die we inhuren voor opdrachten. De doeleinden voor deze gegevensverwerking kunnen variëren.

    Doeleinden zijn onder andere: 

    • Uitvoering arbeidsovereenkomst
    • Financiële administratie
    • Toegang tot systemen en gebouwen
    • Re-integratietrajecten

    Lees meer over hoe we omgaan met privacy van medewerkers.

    Hoe lang bewaren we deze gegevens?

    We bewaren je gegevens conform wet- en regelgeving.

  • Externe relaties

    Soms verwerken we persoonsgegevens van externen, bijvoorbeeld bij het afsluiten van overeenkomsten met partijen zoals softwareleveranciers. Ook bij het opstellen van stagecontracten verwerken we vaak gegevens van externen, zoals de namen van stagebegeleiders en directeuren die namens een bedrijf het contract ondertekenen.

    Doeleinden

    • Uitvoering overeenkomst
    • Financiële administratie

    Hoe lang bewaren we deze gegevens?

    We bewaren je gegevens conform wet- en regelgeving. 

Waarvoor gebruiken we je gegevens?

Aeres Hogeschool verwerkt persoonsgegevens van jou doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Deze gegevens worden verzameld voor de volgende doeleinden:

  • Inschrijving en deelname (online) evenementen

    Wanneer je je via onze website inschrijft voor een evenement, vragen we om persoonsgegevens.

    We gebruiken deze gegevens om je registratie te verwerken en je updates over het evenement te sturen (verwerkingsgrondslag: uitvoering van een overeenkomst). Daarnaast gebruiken we deze gegevens voor statistisch onderzoek om onze diensten te verbeteren (verwerkingsgrondslag: gerechtvaardigd belang).

    Hoe lang bewaren we deze gegevens?

    We bewaren deze gegevens tot 36 maanden na je inschrijving of deelname met Aeres Hogeschool. Daarna verwijderen we je gegevens.

  • Contact via email

    Als je via email contact met ons opneemt voor vragen, verwerken we persoonsgegevens van je. Dit is noodzakelijk voor het beantwoorden en afhandelen van je vraag (rechtsgrond verwerking: toestemming). Door ons te mailen, geef je toestemming om je gegevens te verwerken.

    Hoe lang bewaren we deze gegevens?

    We bewaren deze gegevens tot 6 maanden nadat je vraag is beantwoord. Daarna verwijderen we je gegevens.

  • Webformulieren en online testen / spellen

    Via de online kanalen van Aeres kun je formulieren invullen voor verschillende doeleinden. Zo kun je je bijvoorbeeld aanmelden voor een evenement, een interessetest invullen of een factsheet aanvragen. Als je een webformulier of test invult, registreren we persoonsgegevens van je.

    We hebben je gegevens nodig om je aanmelding of vraag te verwerken (rechtsgrond verwerking; uitvoering overeenkomst). 

    Hoe lang bewaren we deze gegevens?

    We bewaren deze gegevens tot 36 maanden na je inschrijving of deelname met Aeres Hogeschool. Daarna verwijderen we je gegevens.

  • Mailings

    Als je een webformulier invult of deelneemt aan een test of spel, verwerken we je persoonsgegevens om je aanmelding te verwerken (rechtsgrond verwerking: uitvoering overeenkomst) en sturen we je een e-mail met een bevestiging van je aanmelding en eventuele aangevraagde informatie.

    Iedere mailing bevat onderaan de e-mail een link waarmee je je af kunt melden voor de betreffende mailing.

    Hoe lang bewaren we deze gegevens?

    We bewaren deze gegevens tot 36 maanden na je inschrijving of deelname met Aeres Hogeschool. Daarna verwijderen we je gegevens.

  • Beeldmateriaal

    Bij evenementen en schoolactiviteiten van Aeres wordt in veel gevallen beeldmateriaal door ons gemaakt, dat op onze website of sociale media kan worden geplaatst. Het gaat daarbij steeds om algemene beelden (geen herkenbare personen). Wij verwerken deze beelden op grond van ons gerechtvaardigd belang. Wij hebben er belang bij om deze evenementen d.m.v. beeldmateriaal vast te leggen om zo kenbaarheid aan het evenement te geven. 

    Als je bezwaar hebt tegen plaatsing van een foto op onze website en sociale media, stuur dan een bericht aan fg@aeres.nl.

    Hoe lang bewaren we deze gegevens?

    We bewaren en gebruiken deze beelden tot 5 jaar nadat je een evenement of schoolactiviteit hebt bezocht. Daarna verwijderen we je gegevens.

     

  • Online marketingdoeleinden

    Marketingplatformen die wij gebruiken, zoals Google, Meta, Snapchat en LinkedIn, gebruiken het IP-adres en e-mailadres om je als gebruiker te kunnen identificeren 

    • Het IP-adres wordt echter alleen doorgestuurd wanneer je uitdrukkelijke toestemming geeft voor marketingcookies vanuit de cookiebanner.
    • Het e-mailadres gebruiken we voor aangepaste doelgroepen voor gerichte advertenties op sociale mediaplatformen.

    Indien jij niet wilt dat we jouw e-mailadres gebruiken voor online marketingdoeleinden, kun je dit op ieder moment aangeven via het volgende e-mailadres: marketing.hogeschool@aeres.nl.

    Ook als je je hebt afgemeld voor gerichte advertenties, kun je toch algemene, niet op jouw e-mailadres gebaseerde, advertenties van Aeres Hogeschool blijven zien. 

    Hoe lang bewaren we deze gegevens?

    We bewaren deze gegevens tot 36 maanden na je laatste contactmoment met Aeres Hogeschool. Daarna verwijderen we je gegevens.

  • Leven Lang Ontwikkelen

    Stichting Aeres Groep hecht waarde aan de professionele ontwikkeling van haar alumni en van professionals. In het kader van Leven Lang Ontwikkelen kunnen wij jou, ook na jouw afstuderen, benaderen met relevante opleidingen, cursussen en evenementen die aansluiten bij jouw carrière. Wij verwerken jouw contactgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om je te informeren over mogelijkheden voor bij- en nascholing. Je hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen deze verwerking en kunt je uitschrijven voor deze communicatie via de afmeldopties in onze berichten.

    Hoe lang bewaren we deze gegevens?

    We bewaren deze gegevens tot 15 jaar na voltooiing van een opleiding bij Aeres Hogeschool. Daarna verwijderen we je gegevens.

Gegevens van minderjarigen

Aeres Hogeschool kan soms gegevens van minderjarigen verwerken. Als minderjarige is ouderlijke toestemming vereist voor gegevensverwerking. We kunnen niet altijd vaststellen of bezoekers minderjarig zijn, dus adviseren we ouders betrokken te blijven bij de online activiteiten van hun kinderen. Heb je het vermoeden dat we zonder toestemming gegevens van een minderjarige hebben verzameld? Neem contact op via fg@aeres.nl, dan onderzoeken we de klacht en verwijderen indien nodig de data.

Delen met anderen

Wij delen jouw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren je persoonsgegevens alleen zolang als nodig is voor de doelen waarvoor we ze hebben verzameld. Hierbij baseren we ons op de Selectielijst hogescholen, die de belangrijkste processen ten bate van het onderwijs van een hogeschool beschrijft. Deze lijst inventariseert de belangrijkste informatieobjecten per proces en geeft de bijbehorende bewaartermijnen aan, zoals bijvoorbeeld wettelijke bewaarplichten.

Gegevens inzien, aanpassen en verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Aeres Hogeschool en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens van jou, waarover wij beschikken in een bestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar fg@aeres.nl. In voorkomend geval kunnen we je vragen om je nader te legitimeren. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, op jouw verzoek.

We willen je erop wijzen dat als je vindt dat we niet goed op je verzoek hebben gereageerd, je een klacht kunt indienen bij onze functionaris gegevensbescherming via fg@aeres.nl. Als je daarna nog steeds ontevreden bent, kun je contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via de website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Cookies, of vergelijkbare technieken

Een cookie is een bestandje dat op je computer wordt opgeslagen. Aeres gebruikt cookies op haar websites. Volgens de wet mogen we noodzakelijke cookies zonder toestemming plaatsen; daarom zijn ze standaard ingeschakeld. Voor marketing- en statistiekcookies vragen we je toestemming, zodat we onze informatie beter kunnen afstemmen op jouw behoeften. Soms worden cookies verzameld via derde partijen, zoals YouTube-video's, waarvoor Aeres niet verantwoordelijk is. 

Je kunt cookies zelf blokkeren, verwijderen of bepaalde cookies weigeren via je browserinstellingen. Raadpleeg de helpfunctie van je browser voor instructies. Het verwijderen of blokkeren van cookies kan invloed hebben op het gebruik van de website.

Lees meer over cookies in onze cookieverklaring.

Wijziging privacyverklaring

De voorwaarden in deze verklaring kunnen onaangekondigd aangepast worden. Wijzigingen zijn van kracht zodra deze op de website gepubliceerd zijn. We raden je daarom aan om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen. Deze pagina is voor het laatst aangepast op 24 februari 2025.

Contact

Voor vragen, bezwaren of nadere informatie over onze privacy aanpak, kun je contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming via fg@aeres.nl.