Laptop typen

Gebruik beeld- en geluidsopnames Hogeschool Wageningen

Aanleiding

Sinds de inwerkingtreding van de AVG zijn de regels voor het gebruik van beeld- en geluidsopnames aangescherpt. Beeld- en geluidsopnames zijn persoonsgegevens; hiermee moet zorgvuldig worden om gegaan. Dit betekent echter niet dat met de invoering van de AVG deze gegevens niet meer mogen worden gebruikt. Dit mag nog steeds en is vaak ook noodzakelijk. Wel moet dan aangeven worden waarom het noodzakelijk is en moet worden beschreven hoe met de gegevens wordt omgegaan. Dit om aan te tonen dat de verwerking zorgvuldig gebeurt. Ook wanneer de verwerking van beeld en geluidsopnames niet noodzakelijk is, maar je hier toch goede reden voor hebt, zijn er mogelijkheden. In die gevallen mag dit, indien de betrokkene vooraf expliciete toestemming heeft gegeven voor het gebruik.

Hieronder leggen we uit hoe we binnen Aeres Hogeschool Wageningen om gaan met het gebruik van beeldmateriaal: Waarvoor verwerken we beeldmateriaal en hoe doen we dit dat dan op een verantwoorde manier? We maken hierbij onderscheid in:

  • Gebruik van beeldmateriaal ter identificatie
  • Gebruik van beeld- en geluidsmateriaal binnen het onderwijsleerproces

Gebruik van beeldmateriaal ter identificatie

Binnen de Hogeschool Wageningen gebruiken we een pasfoto ter identificatie van de studenten. Deze foto wordt opgeslagen en beheerd in het Student Informatie Systeem en wordt daarnaast gebruikt als afbeelding op de studentpassen. Voor het gebruik van de pasfoto in het SIS en op de studentpas is geen toestemming nodig, omdat dit noodzakelijk is vanuit de wettelijke taak die de Hogeschool heeft.

Gebruik van beeld- en geluidsmateriaal binnen het onderwijsleerproces (gerechtvaardigd belang)

Voor een onderwijsinstelling is het van cruciaal belang om studenten goed te kunnen beoordelen op hun vaardigheden. Als Hogeschool Wageningen vinden we dat beeld- en geluidsmateriaal hier in veel gevallen een noodzakelijk onderdeel van is. Voorbeelden waarbij het gebruik van beeld- en geluidsmateriaal in onze ogen een noodzakelijke aanvulling is in de beoordeling van de student en in het zo goed mogelijk geven van onderwijs zijn:

  • Werkplekleren (stages),
  • Praktijkopdrachten,
  • Presentaties en demonstraties.

Voor het gebruik van beeld- en geluidsmateriaal in deze gevallen beroepen we ons dan ook op het gerechtvaardigd belang. Dit betekent dat we het noodzakelijk vinden om beeld- en geluidsmateriaal voor deze doeleinden te gebruiken. Wel gaan we uiteraard zeer zorgvuldig om met deze gegevens: ze worden niet langer bewaard dan wettelijk nodig en het beeldmateriaal is alleen toegankelijk voor direct betrokkenen (zoals docent, werkplekbegeleider en indien van toepassing voor eventuele medestudenten bij intervisie). Dit is ook als zodanig opgenomen en uitgeschreven in onze Onderwijs en Examen Regeling (OER). De documenten onder ‘formats’ kunnen worden gebruikt om de toestemming op de werkplek (stageplek) te regelen.

Klik hier om de Richtlijnen voor beeld en geluidsopnames voor het onderwijs in te zien.

Formats

In onderstaande documenten vindt u nog meer informatie over hoe we hier binnen Aeres Hogeschool Wageningen mee omgaan. Ook vindt u hier de formats die gebruikt worden om de verwerking en bescherming van de persoonsgegevens goed te regelen. De documenten en formats zijn allen getoetst aan de AVG.

Wanneer er onverhoopt iets mis gaat

Aeres Hogeschool Wageningen probeert zo zorgvuldig mogelijk om te gaan met het beeldmateriaal van studenten. Het kan echter voorkomen dat er toch beeldmateriaal wordt gebruikt waar je niet achter staat. In dit geval en bij andere vragen omtrent het gebruik van beeldmateriaal van studenten kan contact worden opgenomen met het werkplekbureau wpl.hogeschool.wageningen@aeres.nl. Klachten kunnen worden gemeld via FG@aeres.nl.

Beeldmateriaal door anderen

De toestemming geldt alleen voor foto’s en video’s die door de school, of in opdracht van de school worden gemaakt. Het kan voorkomen dat medestudenten foto’s maken tijdens schoolactiviteiten. De school heeft daar beperkte invloed op, wij proberen om studenten te leren terughoudend te zijn met het maken van beeld en video opnamen en bij het plaatsen hiervan op internet. De school is hier echter niet verantwoordelijk voor.